RECURSO VISUAL

APRESENTAÇÕES - RECURSO VISUAL
Dino Carlos Mocsányi

Esta “dica” é parte do livro “Consultoria: O Caminho das Pedras”, editado pela Central de Negócios Editora e Marketing. Para adquiri-lo, clique ao final deste texto!


Esta é a parte 5/6 destas dicas.

Um estudo realizado pelo Wharton Center for Applied Research revela que “as pessoas ficam mais propensas a dizer ‘sim’ e seguir suas recomendações quando você usa recursos visuais... Você será considerado mais profissional, mais convincente, mais confiável, mais interessante e mais bem preparado. A probabilidade de a platéia chegar a um consenso é de 79 por cento contra 58 por cento sem recursos visuais”. A evidência leva à conclusão esmagadora de que uma imagem vale mil palavras. Os recursos visuais tornam a informação mais fácil de entender. Eles aumentam o interesse, melhoram a capacidade de retenção e permitem que você esclareça ou reforce pontos-chave.

O McGraw-Hill Laboratory of Advertising Performance afirma que, quando os anunciantes usam ilustrações, sua capacidade de estimular os leitores a entrarem em ação aumenta em 26 por cento.

Tenha em mente que os recursos visuais não devem nunca distrair a atenção da sua mensagem verbal. Por exemplo, desligue o projetor ligado ao seu notebook ou o retroprojetor quando não houver nenhuma imagem na tela (ou quando você precisar permanecer muito tempo em um único slide ou transparência), para que a platéia não seja distraída pela luz branca projetada na parede ou por uma imagem estática.

Alguns conselhos podem ser valiosos nesse caso. Em Effective Presentation, Anthony Jay cita os sete erros comuns cometidos quando os apresentadores utilizam projeção de slides ou transparências. Os slides e transparências:

1. Têm palavras demais.
2. São muito abrangentes.
3. São muito complexos.
4. São muito apinhados.
5. São muito sem graça.
6. Ficam projetados por muito tempo.
7. Não são explicados.

De modo geral, quanto menor o número de linhas nele impressas, mais eficiente será o slide ou transparência. É um erro tentar incluir muitos dados dentro de uma única tela, especialmente quando não se ressalta um ponto principal. Além do mais, recursos visuais precisam ser visuais; eles terão mais força se não forem compostos só de palavras.


AVALIAÇÃO DE RECURSOS VISUAIS

Os nove critérios a seguir podem ser usados para julgar a eficácia de um recurso visual.

• Pertinência. Não apresente informação que não esteja relacionada com o item que você esteja explicando. Assim como uma tela de cinema, o interesse do seu cliente tem dimensões limitadas. Quando você projeta informação em excesso, uma parte dela aparece nas cortinas, no encosto das cadeiras e nas paredes, perdendo-se na sala. Certifique-se de que seus slides sejam trocados em harmonia com a apresentação e de que um slide ou transparência anterior não estejam na tela quando você abordar um novo assunto.

• Objetividade. Nunca é sensato dizer à platéia tudo sobre um determinado assunto. Entretanto, no outro extremo, slides “anêmicos” também podem aborrecer a platéia se lhes faltar substância. Tenha em mente que tudo que não ajudá-lo diretamente a cumprir a finalidade por você definida não deve fazer parte da sua apresentação.

• Exatidão. Erros de ortografia ou relativos ao assunto aparentam ser muito mais graves quando se trata de recursos visuais. Um único erro pode colocar sob suspeita toda a sua apresentação. Transmite a sensação de desleixo, que pode ser entendida, pelos participantes, como desleixo com a apresentação como um todo.

• Visibilidade. David Ogilvy uma vez perguntou: “Você acha que um anúncio pode vender se ninguém conseguir lê-lo? Não dá para salvar almas em uma igreja vazia.” Por exemplo, o tamanho da tela com a qual você trabalha terá um efeito enorme na visibilidade de sua apresentação. Existem diversas formas para determinar o tamanho necessário da tela, assim como o tamanho das imagens projetadas em relação ao tamanho da sala.

Uma das regras práticas diz que o importante é que o organizador da reunião se certifique de que ninguém na platéia estará sentado a uma distância de mais de dez vezes a altura da imagem projetada pelo slide. Isso quer dizer que, se a imagem na tela tiver um metro de altura, a última fileira de cadeiras não deverá estar a mais de dez metros da tela.

Uma frase em letras maiúsculas é mais difícil de ler do que uma em letras maiúsculas e minúsculas. Em How to Make Type Readable, Tinker e Paterson classificaram as letras maiúsculas como 13,4 por cento mais rápida de ler, assim como mais legíveis e agradáveis do que outros tipos de letras. Mostraram também que a mistura de tipos - criando muito contraste pelo excessivo uso do itálico, do romano e do negrito - reduz a velocidade de leitura em 8 a 11 por cento.

Colunas muito largas são difíceis de ler porque mover os olhos ao longo de uma grande extensão requer mais esforço. Por outro lado, colunas muito estreitas também diminuem a velocidade da leitura porque os olhos do leitor têm de percorrer o texto com muita rapidez, e movimentos rápidos dos olhos são incômodos.
Justifique as margens à direita em vez de centralizar o texto, especialmente se utilizar marcadores (bullets). A margem direita irregular reduz a compreensão em dez por cento, o que foi detectado em testes de leitura.

Um trabalho feito para o Ogilvy Center for Research and Development concluiu “que textos com margens desiguais devem ser evitados se quisermos manter a legibilidade.”

• Clareza. Recursos visuais devem ser legíveis, fáceis de compreender e de formulação simples. Todo o slide ou transparência deve ter um título para realçar sua mensagem principal e concentrar os pensamentos da platéia no assunto. Você deve também evitar frases completas, escolhendo somente termos que transmitam suas idéias principais. Isso permite que você não use o ponto final, sinal que, subconscientemente, diz à platéia que pare de ler.

Quando você se referir a assuntos complexos ou técnicos, as analogias ajudam a platéia a formar uma idéia. Elas também forçam a platéia a participar mentalmente, fazendo a correspondência entre o assunto e a analogia. Se você apresentar toda a sua informação em um slide e deixar esse slide complexo na tela por dez minutos, corre o risco de aborrecer sua platéia ou de fazer com que eles passem o tempo tentando entender o que está escrito na tela, em lugar de ouvir o que você está dizendo. Quando você não quiser dar toda a informação de uma só vez, e sim entrar em detalhes, use uma seqüência de slides, cada um com uma parcela da informação. A seqüência de slides pode montar a imagem do que você está querendo comunicar. Por outro lado, quando você usa esses destaques para apresentar um conceito genérico, vai terminar passando os slides com demasiada rapidez. Em vez disso, exponha primeiro o conceito geral e depois divida o assunto em partes relacionadas.

As tabelas devem ser usadas para números reais, enquanto os gráficos podem mostrar tendências, comparações e relações. Além disso, os gráficos esclarecem e condensam uma grande quantidade de informações. Escolha o tipo de gráfico mais adequado para cada função. Por exemplo: gráficos de barra são melhores para comparações, gráficos de setor circular para salientar relacionamentos entre partes de um todo, gráficos cartesianos para mudanças e tendências e diagramas para esclarecer estruturas complexas. Ao preparar gráficos, lembre-se de dispor as letras em posição horizontal para não distrair a platéia.

• Personalização. Personalize sua apresentação. As pessoas gostam de ser consideradas especiais. Elas supõem que, se você as considerou especiais a ponto de fazer uma apresentação personalizada, vai continuar a tratá-las assim quando se tornarem seus clientes. Se os custos ou prazos representarem um problema, você pode personalizar sua apresentação incluindo slides adicionais em pontos onde haja uma referência específica ao cliente que você está tentando conquistar. Por exemplo, o diagrama de como seu serviço afeta uma organização pode ser refeito a fim de espelhar a estrutura da organização para a qual você está fazendo a apresentação. Um slide específico dirigido a cada cliente pode fazer um efeito enorme.

• Interesse. As cores ajudam a tornar sua apresentação mais interessante, mas não use mais de três ou, no máximo, quatro cores por slide, a não ser que utilize fotos ou fundos. Cores escuras como o azul, o roxo e o verde têm comprimentos de onda curtos e são difíceis de ler contra fundos escuros, porque tendem a se misturar. É melhor manter um alto contraste usando, por exemplo, amarelo em fundo preto ou azul escuro (azul marinho ou petróleo), preto no branco ou branco no azul.

• Facilidade de lembrança. Dois meses após uma apresentação, as pessoas já esqueceram 75 por cento ou mais do que foi ouvido. Qualquer coisa que você fizer para manter seu material simples ajudará. Por exemplo, arredonde os números, e faça follow-up da sua apresentação com outras comunicações que reforcem sua mensagem.

• Impacto. Algumas dicas:

• Ao fazer um pedido, forneça uma exposição de motivos. Em lugar de pedir para que algo seja feito, explique por que tem de ser feito.
• Se for o seu caso, esclareça os custos, subdividindo-os em pequenos componentes para que eles pareçam representar um compromisso menor do que o custo total. Por exemplo, R$ 0,50 por dia dá uma impressão bem melhor do que R$ 183 por ano.
• Da mesma forma, ao apresentar resultados, economias e benefícios em geral apresente os valores anuais. Uma economia mensal de R$ 93 é bem melhor apresentada como uma economia anualizada de R$ 1.116 por ano!
• Ao apresentar fatos, certifique-se de que suas fontes sejam da maior credibilidade possível. Em alguns casos citar o jornal O Estado de São Paulo, a Gazeta Mercantil ou a revista EXAME dá bem mais respaldo do que citar a revista Caras...
• Quando usar testemunhos, lembre-se de que a platéia irá suspeitar se o número de testemunhos for demasiado.


ALGUMAS NOTAS FINAIS

Inúmeros outros elementos são importantes na preparação de uma apresentação. Muitos deles parecem evidentes, mas você pode perdê-los de vista enquanto colhe informações sobre seu cliente e sua empresa, enquanto trabalha nos recursos visuais ou enquanto se certifica de estar preparado para realizar o necessário follow-up.

Quando se torna evidente, por exemplo, que uma apresentação formal será o próximo passo, você deve verificar cuidadosamente qual será sua localização e data. Tendo em vista que sua fluência também é de importância capital, trate de reservar tempo suficiente para planejar e praticar sua apresentação e certifique-se de estar completamente preparado para responder a qualquer pergunta que a platéia possa fazer.

O Local

Se for possível evitar, não faça apresentações nos escritórios dos clientes. Lá eles certamente serão distraídos com chamadas telefônicas e outras interrupções, bem como com o trabalho do dia-a-dia. Se as apresentações tiverem de ser feitas nas instalações do cliente, veja se eles podem conseguir que você as faça na sala de reuniões. Tente então uma visita prévia para ver a sala antes da sua apresentação e esteja certo de poder conseguir todo o equipamento necessário - um computador (dê sempre preferência a usar o seu próprio notebook, se você o tiver!), um flip-chart ou quadro branco, projetor de slides (teste bem antes se o seu notebook “conversa” com o equipamento do cliente), retroprojetor com lâmpadas de reposição, uma tela de tamanho adequado, etc...

Se você está organizando um grande evento, tenha em mente que é sempre melhor escolher uma sala que tenha cinco cadeiras a menos do que ter uma sala meio vazia - ter de trazer cadeiras extras faz o evento parecer importante. Certifique-se também de que o local se harmonize com seu tema.

Se você está apresentando a conclusão formal de uma pesquisa, será melhor apresentá-la em uma sala em um hotel ou centro de convenções, e não em um restaurante da moda.

Se você estiver realizando o encontro em um hotel, cuide para que a sala não fique perto da cozinha e verifique se as salas vizinhas não estarão ocupadas com atividades que façam muito barulho. Seja cuidadoso também com os pequenos detalhes. A sala tem controle de luzes e de ar condicionado independentes? Seu evento está anunciado com destaque em um cartaz na entrada do hotel? Haverá disponibilidade de água e copos?

Uma apresentação na sede de sua própria empresa, se isto for possível (e você não trabalha em casa...), proporciona a vantagem de um compromisso inicial por parte do seu cliente. Ele gastou tempo e dinheiro para ouvir o que você tem a dizer, o que significa que já fez um investimento em você. Além disso, uma apresentação no seu próprio terreno é mais cômoda para você. Some-se a isso o fato de que seus clientes ainda podem pensar no que você lhes apresentou durante a viagem de volta para seus escritórios.

Horário

Para se assegurar de que sua platéia não terá sua atenção dividida, remova o maior número possível de obstáculos à concentração. Dependendo dos negócios do cliente, poderia ser mais lógico reunir-se cedo pela manhã, quando os problemas do dia ainda não se apresentaram. Em outros casos - por exemplo, ao lidar com uma empresa do mercado financeiro que realize muitos negócios com a Ásia ou Europa – o fim da tarde, quando o expediente da Europa e Ásia já terminaram - pode ser melhor. É na parte da manhã que essas empresas avaliam o que aconteceu nos mercados japoneses para determinar sua estratégia para o dia.

Tente evitar uma apresentação antes de uma grande reunião do cliente, quando ele vai estar preocupado, ou na sexta-feira à tarde, quando ele já está cansado e pensando no fim de semana. Evite também marcar apresentações logo depois do almoço. Se seus clientes fizeram refeições pesadas (imagine uma quarta-feira de feijoada...), podem estar (muito...) cansados, sonolentos e sem capacidade de concentração.

Um dos horários mais populares para reuniões é no final do período da manhã. Em alguns campos, como no mercado editorial, um almoço em seguida a uma reunião permite maior interação. É uma ocasião para tratar de detalhes, responder algumas perguntas que ficaram para trás e até mesmo para se fechar informalmente algum negócio.

No entanto, não importa qual o campo em que você esteja, terminar uma reunião com um bom almoço vai deixar uma lembrança favorável no seu cliente. Um estudo de 1985 por Janis, Kaye e Kirschner descobriu que o mero prazer de comer enquanto se lêem comunicações convincentes tende a aumentar sua eficácia.

Estilo

O melhor elemento de persuasão na sua apresentação é o entusiasmo que você transmite. O impacto da sua apresentação será mais forte se você puder achar maneiras de invocar uma participação ativa, e não passiva, de sua platéia. Em vez de se ater a um plano rígido, você será muito mais eficaz se recolher dicas da platéia à medida que os espectadores reajam à sua apresentação. Se eles se sentirem mais interessados por um outro aspecto da sua proposta, saliente tudo o que disser respeito àquele item quando chegar a ele. Uma apresentação decorada ou lida será menos convincente porque você não tem como reagir à participação da platéia.

No que diz respeito à extensão, é melhor que a apresentação seja muito curta do que muito longa, ou do que ter de passar correndo pelos pontos mais importantes, por ter acrescentado muitos detalhes ou exemplos no início.

Perguntas

Antes de fazer uma apresentação, preveja as perguntas que a platéia pode fazer. Quem sabe convencer bem não refuta as objeções de outras pessoas aos seus argumentos. Ele reconhece e reformula aquelas afirmações, reapresentando, então, seus próprios pontos de vista, de forma a demonstrar seus méritos. Na realidade, se você se depara com uma platéia hostil, deve ter o bom senso de evitar uma sessão de perguntas e respostas que poderia fazer com que você perdesse o controle. Seria mais eficaz concluir a apresentação ou fazer um intervalo, identificar as pessoas que parecem mais céticas, convencê-las e então recomeçar. Apresentadores convincentes sempre admitem não ter as respostas para todas as perguntas. Eles também não aceitam que as pessoas se desviem do assunto com perguntas descabidas ou que tentem polarizar as discussões.

Follow-up

Um estudo por Watts e McGuire mostrou que os efeitos da comunicação convincente costumam desaparecer com o tempo. Esse é um bom motivo para que você use veículos adicionais para dar apoio e continuidade à sua mensagem. Materiais deixados com a platéia também são importantes porque eles continuam a convencer, reforçando a mensagem, mesmo quando você não está mais presente. Além do mais, eles têm a vantagem de passar uma informação com a qual seu cliente está familiarizado, já que sua apresentação transmitiu o suficiente para que ele entenda a maior parte do que vê sem qualquer dificuldade. É um território conhecido. O valor desses materiais está também no fato de eles poderem ser mostrados aos detentores do poder decisório que não assistiram à sua apresentação. Nesse sentido, é importante um aviso: de maneira geral, materiais a serem deixados com a platéia devem ser distribuídos após a apresentação. Não entregue material impresso antes da apresentação, pois ele irá distrair a atenção da sua platéia. As pessoas irão folheá-lo durante a apresentação.


CONCLUSÃO

Uma apresentação convincente requer metas bem definidas, uma estratégia de peso e um cuidadoso planejamento se você estiver querendo que uma pessoa ou um grupo adote ou reveja uma atitude, aceite ou modifique uma opinião, entre em ação, deixe de agir ou tome uma decisão.
Essas situações são decisivas porque resultam em derrota ou vitória, consagração ou condenação, como dissemos no início deste texto. Ter a metade da competência dos concorrentes não vai garantir que você receba a metade das recompensas que eles recebem.

Nos negócios, assim como na guerra, não existem prêmios de consolação.

É GANHAR OU PERDER!!

Esta “dica” é parte do livro “Consultoria: O Caminho das Pedras”, editado pela Central de Negócios Editora e Marketing.